Werken in organisaties: expliciete en impliciete krachten
Waar bestaat jouw organisatie uit? Een intrigerende vraag met vele antwoorden. Meestal komt er een antwoord over de formele structuur. Er worden dan de expliciete onderdelen meegenomen als het organogram, de formele verhoudingen en posities, de procedures en bevoegdheden, taak en functieomschrijvingen.
Dit is helemaal waar en juist. Het antwoord wat je geeft is een weergave van de werkelijkheid zoals deze expliciet gemaakt is.
Maar helaas het is niet de totale werkelijkheid. Naast al die formele afspraken en duidelijkheden is er een totaal andere wereld op hetzelfde moment actief. Dit is het impliciete deel van een organisatie. Namelijk de informele relaties, verhoudingen, het gedrag van alledag. De rollen die jij en je collega’s vervullen, de relaties die je hebt met die oud collega waarmee je jaren geleden mee op een kamer werkte, die vriendelijke collega die voor een andere afdeling werkt maar die je kent van de gezamenlijke yoga les of van de voetbal vereniging. Deze kant van je organisatie is net zo waar als de expliciete inrichting.
Hoe ga je om met beide kanten?
Voor de expliciete kant is het belangrijk om besluitvorming en inrichtingsvragen en keuze mogelijkheden helder inzichtelijk te krijgen. Hiervoor wordt onderzoek gedaan, beleidsstukken geschreven, plannen en projecten voor deze plannen opgericht. Je zet de visie en richting uit in concrete beelden en afspraken. Functies worden omschreven en hiërarchie-posities opgetekend. Sturingsmodellen, targetafspraken en resultaatsverplichtingen zijn beschreven en behoren in gesprekken te worden meegenomen. Mooi! Met vele mensen verzetten we omvangrijk werk om de expliciete kant van onze organisatie goed neer te zetten. Allemaal ter ondersteuning van het uiteindelijke eindproduct en het eindresultaat.
Oh wacht even, dat is nog niet alles. De impliciete kant, hoe gaat je daar als organisatie mee om? Tja, hoe zal ik dit uitleggen. Meestal ga je er niet zichtbaar mee om, meestal is het zeer persoonlijk en vooral in grotere organisaties totaal ondoorzichtig, veranderlijk en alles behalve controleerbaar. Soms handel je vanuit een persoonlijk belang, soms vanuit gevoel, soms vanuit emoties. Voor de impliciete kant draag je jouw zijn uit in een organisatie. Dit is voor iedere medewerker anders. Dit vaak ingegeven vanuit zijn/haar eigen karakter, soms door levenservaring geadopteerd gedrag die het ‘overleven’ in een organisatie gemakkelijker maakt. De impliciete kant wordt gevoed door relaties, door gevoelens, door de irrationele kant en door eigen of resultaatsbelang. Waarbij het laatste vooral ingezet wordt wanneer dit goed is voor eigen belang.
In het boek van Erik Reijnders (Interne Communicatie voor de professional, 2011) staat een interessante tabel. Een deel staat hieronder:
| Expliciete organisatie | Impliciete organisatie |
| Zoals het op papier staat: | Zoals de verhoudingen in werkelijkheid zijn: |
| Een organogram met functies | Rollen die mensen vervullen en relaties die ze hebben |
| Rationaliteit | Irrationaliteit, emoties, gevoelens |
| Procedures, bevoegdheden | Ongeschreven regels, ondergrondse patronen, ‘hoe de hazen lopen’, persoonlijke verhoudingen |
| Macht (op grond van positie) | Invloed en invloedsbesef |
| Beheersmatig plannen | Flexibel ontwikkelen |
| Inhoud en taak | Bedoeling/betrekking, expressie en appel op de ander |
| Gelijk hebben | Gelijk krijgen |
| Het geld | Het spel |
| Huisstijl, aankleding en inrichting, gedragscode | Zo zijn onze manieren, de huis-stijl, ‘de cultuur’ |
| Formele communicatie: bijeenkomsten, vergaderingen, communicatiemiddelen | Informele communicatie: wandelgangen, geruchten, koffieautomaat gesprekken |
Het spel is een interessante, hierin komt zowel het expliciete als het impliciete samen. Besluitvorming, de invloed op besluitvorming, het ontwijken van besluitvorming. Handelen vanuit organisatiebelang en eigen belang kunnen zo het zelfde moment zowel hand in hand gaan, en totaal van elkaar verschillen.
Net zoals het gewenste gedrag expliciet zichtbaar wordt op de te verwachten momenten terwijl de uitstraling en houding hieraan totaal tegenovergesteld zijn.
Een organisatie is voor mij mensenwerk. Gezamenlijk werken, handelen om de organisatiedoelen en resultaten te bereiken. Werken dus vanuit een gezamenlijk belang. Ik noem dit het Belang Samen. Resultaten bereik je gemakkelijker samen. Zeker wanneer de doelen (lees de expliciete en impliciete doelen) helder zijn.
Nu zie ik je denken: “de expliciete doelen helder krijgen begrijp ik, maar hoe krijg je de impliciete doelen helder??”
Ik zie daar twee wegen in. De eerste is een puur persoonlijke weg. Namelijk zoveel mogelijk helder krijgen van je eigen impliciete kanten. Want je onderbewuste heeft veel invloed op hoe je de wereld ziet en begrijpt, op hoe je handelt, op met wie je relaties aangaat en hoe veel vertrouwen je voelt.
Op het moment dat je heel je zijn kan respecteren, dus inclusief je impliciete zijnswijze, is het gemakkelijker om de irrationele kanten van je ‘mee-werker aan het gezamenlijke doel’ kan respecteren. De tweede weg is het vertrouwen en respecteren van de spelers van het impliciete spel en de impliciete kant bespreekbaar maken. Op het moment dat je gebruik kan maken van elkaars netwerk, kwaliteiten, kan anticiperen en respecteren van elkaars irrationele kanten is het samenwerken, het belang samen en het realiseren van resultaten een weg van realiseren in verbinding.
